Onboarding PM - Termin 5: HubSpot Vertiefung II
Action Items
Website-Lead Postleitzahl-Problem in Asana erfassen und nachvollziehen
Zeiger, Katharina hat fehlende PLZ bei Website-Lead gemeldet trotz Eingabe im Formular. Separat untersuchen und als Asana-Aufgabe dokumentieren.
Q&A-Sessions aufzeichnen und bereitstellen
Zukünftige thematische Q&A-Termine (ab 22.1.) aufnehmen und Aufzeichnungen dem Team zur Verfügung stellen.

Overview

    Frank führte die fünfte HubSpot-Onboarding-Session für Partner-Manager durch und fokussierte auf Sales Workspace, Aktivitäten und Kontaktverwaltung
    Zentrale Unterscheidung geklärt: Leads dienen der Akquise-Phase, Vereinbarungen werden erst angelegt, wenn die Frage beantwortet werden kann, wie viele Überleitungen wahrscheinlich entstehen
    Lösung für gemeinsame E-Mail-Adressen: Einen Kontakt namens "Zentrale" anlegen, da E-Mail-Adressen systembedingt einzigartig sein müssen und nicht dupliziert werden können
    Themenbezogene Follow-up-Sessions geplant ab 22. Januar 2026 um 9:30 Uhr mit Fokus auf operative Aufgaben, weitere Sessions 26. bis 29. Januar 2026
    Katharina Zeigers Benutzerkonto-Problem wurde mit IT-Support erfolgreich gelöst, sie ist jetzt vollständig mit E-Mail und Kalender verknüpft

Unterschied zwischen Leads und Vereinbarungen

    Leads werden angelegt, wenn Partner-Manager in die Akquise mit einem potenziellen Partner gehen und noch nicht wissen, ob daraus etwas wird
    Vereinbarungen werden erst erstellt, wenn die Frage beantwortet werden kann, wie viele Überleitungen bei diesem Partner wahrscheinlich passieren werden
    Lead-Phasen-Tracker zeigt den Fortschritt von Partneranreicherung über Datenanreicherung bis zur Qualifizierung
    Nach Qualifizierung eines Leads entsteht automatisch eine Aufgabe, eine Vereinbarung anzulegen
    Vereinbarungen in Phase "Aktivierung" sind für Situationen, wo bereits ein Termin stattfand, aber die genaue Anzahl der Überleitungen noch unklar ist
    Schlüsselung auf Partner-Manager erfolgt durch Eintrag als "zuständiger Mitarbeiter" am Kontakt oder Unternehmen

Kontakte anlegen und E-Mail-Adressen-Problematik

    System warnt automatisch, wenn ein Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse bereits existiert
    Technisch unmöglich, zwei Kontakte mit identischer E-Mail-Adresse anzulegen, da E-Mail-Adressen unique sein müssen
    Problem tritt häufig auf bei Maklern mit mehreren Ansprechpartnern, die alle dieselbe Info-E-Mail-Adresse nutzen
    Workaround mit Plus-Adressierung (z.B. kontakt+1@domain.de) funktioniert nur bei Outlook oder Google, nicht bei Web.de oder GMX
    Alle E-Mail-Aktivitäten werden immer dem Kontakt mit der E-Mail-Adresse zugeordnet, nie dem Unternehmen direkt

Zentrale-Kontakt als Lösung für gemeinsame E-Mail-Adressen

    Frank empfahl, einen Pseudo-Kontakt namens "Zentrale" anzulegen für gemeinsame E-Mail-Adressen wie info@unternehmen.de
    Beispiel gezeigt: Bei Immobilien-Trend Düsseldorf existiert Kontakt "Zentrale" mit der zentralen E-Mail-Adresse
    Einzelne Ansprechpartner (z.B. Jürgen Halfter, Gunnhild Halfter, Anna Wolter) werden als separate Kontakte ohne E-Mail-Adresse oder mit individuellen Adressen angelegt
    Deals und Überleitungen können trotzdem den einzelnen Personen zugeordnet werden, unabhängig von der E-Mail-Adresse
    Janina betonte, dass für Power BI-Auswertungen und Partnerprogramm die Zuordnung zu einzelnen Kontakten essentiell ist

DSGVO-rechtliche Grundlagen für Datenverarbeitung

    Feld "Rechtliche Grundlage für Verarbeitung" muss bei jedem neuen Kontakt ausgefüllt werden gemäß DSGVO
    Zwei getrennte Fragen müssen beantwortet werden: Warum dürfen Daten gespeichert werden und warum dürfen E-Mails verschickt werden
    "Berechtigtes Interesse" ist die Standard-Rechtsgrundlage für Partner-Manager, gilt sowohl für potenzielle als auch bestehende Partner
    Berechtigtes Interesse besteht immer, wenn Akquise oder bestehende Partnerschaft vorliegt
    Rechtliche Grundlage für E-Mail-Versand wird separat verwaltet und ist kontaktbezogen, nicht unternehmensbezogen

Aktivitäten erfassen und protokollieren

    Fünf Standard-Aktivitätstypen in der Aktivitätsschaltfläche: Notiz, E-Mail, Anruf, Aufgabe, Meeting
    Unter "Mehr" verfügbar: Briefpost, Meeting nachträglich protokollieren, E-Mail nachträglich, LinkedIn-Nachricht, SMS, WhatsApp, Anruf nachträglich
    Notizen können angepinnt werden, damit sie immer oben in der Chronik erscheinen
    GP-Aktivitäten mit Partnern können nachträglich protokolliert werden über "Meeting protokollieren"
    Interne Notizen bei Meetings sind nur für CRM-Benutzer sichtbar, nicht für externe Teilnehmer
    Kommentarfeld bei Meetings ermöglicht Tagging von Kollegen mit @-Funktion

Zuordnungen zwischen Kontakten, Unternehmen und Vereinbarungen

    Jede Aktivität kann mehreren Objekten zugeordnet werden: Kontakten, Unternehmen, Deals, Vereinbarungen
    Zuordnung erfolgt über Dropdown-Menü "Zuordnung" bei jeder Aktivität
    Beispiel: Notiz bei Krückau Immobilien wurde 6 Objekten zugeordnet (Unternehmen und mehrere Kontakte)
    Wenn E-Mail an Unternehmen geschrieben wird, ist sie technisch immer mit der E-Mail-Adresse einer Person verknüpft
    Zuordnungen können nachträglich hinzugefügt oder entfernt werden
    Bei Vereinbarungen müssen Kontakte als Verkäufer eingetragen werden, damit Auswertungen in Power BI funktionieren

Meetings planen und nachträglich protokollieren

    Zwei Wege für Meetings: "Meeting vereinbaren" für zukünftige Termine, "Meeting protokollieren" für vergangene Termine
    Meeting-Typen vorkonfiguriert von Bianca: Erstgespräch, Aufbaugespräch, Messe-Event, etc.
    Teilnehmer können direkt eingetragen werden, inklusive GPs, die dann elektronische Einladung erhalten
    Standort-Feld kann Adresse enthalten, die dann in Navigationssystem übernommen werden kann
    Meeting-Ergebnis-Optionen: Geplant, Abgeschlossen, Nicht erschienen, Abgesagt
    In Outlook erstellte Termine erscheinen automatisch in HubSpot, wenn E-Mail-Adresse des Partners als Teilnehmer eingetragen ist
    Besprechungsräume können nicht über HubSpot gebucht werden, dafür muss Outlook genutzt werden

Navigation im Sales Workspace und Ansichten

    Sales Workspace ist der Hauptarbeitsplatz für Partner-Manager, nicht die allgemeine Leads-Übersicht
    Zugriff über HubSpot-Logo links oben, dann "Potenzielle Kunden"
    Ansichten können personalisiert werden: "Meine Kontakte" zeigt auf den Benutzer geschlüsselte Kontakte
    Ansichten können als Reiter hinzugefügt und nach links verschoben werden für schnellen Zugriff
    Filiale-Reiter filtern Unternehmen nach zugeordneter Filiale basierend auf Postleitzahl
    System zeigt aktuell 79.000 Kontakte in der Gesamtübersicht
    Vorschau-Funktion ermöglicht schnellen Zugriff auf Datensätze ohne vollständiges Öffnen

Benachrichtigungen und Kommentare mit Tagging

    Rote Zahl an Glocken-Symbol oben rechts zeigt neue Benachrichtigungen
    Benachrichtigungen entstehen automatisch bei Änderungen an eigenen Daten oder wenn man getaggt wird
    Tagging mit @-Funktion in Kommentaren benachrichtigt getaggte Person per E-Mail und in HubSpot
    Beispiel demonstriert: Julia taggте Meike mit "@Meike, vielen Dank", Meike erhielt E-Mail-Benachrichtigung
    Getaggte Person kann direkt aus E-Mail in HubSpot zum Datensatz springen und antworten
    Kommentare ermöglichen asynchrone Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern zu spezifischen Datensätzen

Technische Problemlösungen und Eigenschaftsverlauf

    Eigenschaftsverlauf zeigt alle Änderungen an einem Datensatz mit Zeitstempel und Benutzer
    Zugriff über "Aktionen" oben am Bildschirmrand, dann "Eigenschaftsverlauf anzeigen"
    Beispiel: Nadines Postleitzahl-Änderung am 19. Januar um 10:34 Uhr wurde nachvollzogen
    Workflows laufen automatisch und werden im Eigenschaftsverlauf dokumentiert
    Bei Speicherproblemen: Seite neu laden oder Eingabe wiederholen
    Postleitzahl-Eingabe triggert automatisch Workflow zur Filial-Zuordnung
    Cornelia meldete Problem mit fehlenden Postleitzahlen bei Website-Leads, wird separat in Asana aufgegriffen

Organisatorische Planung und Follow-up-Sessions

    Feedback zeigte unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten, daher Wechsel zu themenbezogenen Sessions statt allgemeiner Q&A
    Erster Thementermin am 22. Januar 2026 von 9:30 bis 10:30 Uhr: Operative Aufgaben, Vereinbarungen bei Bestands- und Neukunden
    Weitere Sessions 26. bis 29. Januar 2026 (Montag bis Donnerstag), jeweils 9:30 bis 10:30 Uhr
    Themen für Follow-ups: Lead zum Kunde, Aktivitäten vertiefen, mehrere Kontakte mit einer E-Mail-Adresse
    Alle Sessions werden aufgezeichnet und in Knowledge Base zur Verfügung gestellt
    Knowledge Base wird mit schriftlichen Workflows und Videos ergänzt, z.B. "Partnerkosten erfassen leicht gemacht"
    Janina ermutigte alle, Fragen zu stellen und Themen zu platzieren, da meist mehrere dieselben Probleme haben
    Differentialdatenimport von Jens Herrmann noch ausstehend, Hoffnung auf Abschluss bis Ende der Woche
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