Onboarding PM - Termin 4: HubSpot Vertiefung I
Action Items
Kims Anfrage ins Ticketsystem übertragen
Kims per E-Mail gesendete Frage zu einem Kundendatensatz ins Ticketsystem eintragen, damit Bianca darauf reagieren kann.
Schriftliche Anleitung zu Company-/Broker-ID zusenden
Dokumentation erstellen, wie bei neuen Unternehmensdatensätzen die Company- und Broker-ID aus der Kundendatenbank in HubSpot zu übertragen ist.
GPs prüfen und sicherstellen, dass alle vorhanden sind
Überprüfen, ob alle Geschäftspartner (GPs) im System hinterlegt sind, da beim Anlegen von Vereinbarungen keine GPs gefunden werden konnten.

Overview

    Frank führte das Closed-Loop-Sales-Prozess-Konzept ein: Build Your Pipeline (Identifikation und Qualifizierung) und Always Be Closing (Präsentation und Abschluss)
    Partner Manager müssen sich manuell als zuständige Mitarbeiter bei allen aktiv bearbeiteten Partnern eintragen
    Vereinbarungen werden auf Verkäufer-Ebene angelegt (nicht Unternehmensebene) - eine Vereinbarung pro Verkäufer-Berater-Kombination
    Partnerstatus wechselt automatisch auf "in Arbeit", sobald ein Lead oder eine Vereinbarung erstellt wird
    Technisches Problem identifiziert: GPs erscheinen nicht im System zur Zuordnung bei Vereinbarungen - Bianca übernimmt die Klärung
    Finaler Datenimport aus der Kundendatenbank steht noch aus
    Neue Partnerdatensätze müssen zuerst in der KDB angelegt werden, um Company- und Broker-IDs zu erhalten, bevor sie in HubSpot eingegeben werden

Rückblick Praxisaufgaben und Filternutzung

    Frank erhielt von den meisten Teilnehmern Rückmeldungen zu den ersten Praxisaufgaben, bei der zweiten Runde nur von 3-4 Personen
    Bianca klärte, dass Indexseiten rein auf Postleitzahl-Basis funktionieren und historisch geschlüsselte Makler außerhalb des PLZ-Gebiets dort nicht erscheinen
    Partnerstatus "in Arbeit" wird über Schnellfilter angezeigt - viele hatten den Filter nicht gesetzt
    Frank zeigte, dass die Gesamtzahl gefilterter Datensätze oben im Reiter erscheint (z.B. 1.170 freie Partner in Frankfurt)
    Katharina Zeiger entdeckte die KI-Funktion "Spalten Einblicke anzeigen" (Diamant-Symbol) zur Datenanalyse
    Maike Hiestermann erkannte, dass alle freien Partner in der Datenbank als Leads angelegt werden können, um sie in die Akquise zu nehmen
    Pepper Immoworld war bereits Eschborn zugeordnet, obwohl die Aufgabe war, es von Frankfurt auf Eschborn zu ändern
    Bianca erklärte, dass Filialzuordnungen nicht manuell geändert werden können, da sie auf hinterlegten Postleitzahlen basieren

Closed-Loop-Sales-Prozess Theorie

    Frank erklärte das Konzept mit zwei separaten Schritten: Build Your Pipeline (Identifikation und Qualifizierung) und Always Be Closing (Präsentation und Closen)
    Im ersten Schritt wird qualifiziert, ob der potenzielle Partner ein Problem hat, das Hüttig & Rompf lösen kann
    Nicht qualifizierte Kontakte werden mit Wiedervorlage versehen für erneuten Versuch zu späterem Zeitpunkt
    Im zweiten Schritt wird bewiesen, dass Hüttig & Rompf der beste Partner ist
    Frank nutzte Beispiele: Autoverkauf, Froschkönig-Märchen und Straßenverkäufer zur Veranschaulichung
    Sales Development oder Business Development Rollen fokussieren typischerweise auf Build Your Pipeline
    Frank empfahl, bestimmte Zeiten für Arbeitsvorbereitung zu reservieren (z.B. Freitagnachmittag für Pull-Aktivitäten)
    Power Hour Konzept vorgestellt: 10-12 Uhr als geschützte Zeit für ausgehende Telefonate ohne Meeting-Unterbrechungen
    Bianca und Frank arbeiteten wochenlang daran, das Modell auf die B2B2C-Situation von Hüttig & Rompf anzupassen

Begriffserklärung: Leads, Deals und Vereinbarungen

    Lead ist die Akte für alle Aktivitäten während Identifikation und Qualifizierung (Anrufe, E-Mails, Interessen, Kollegen)
    Deal ist die Akte für alle Aktivitäten zur Moderation des Verkaufsvorgangs (Gespräche, Termine, Meetings)
    B2B-Deals zwischen Hüttig & Rompf und Partnerunternehmen heißen "Vereinbarungen" (nicht "Rahmenverträge", da zu verbindlich)
    B2C-Deals sind die Finanzierungsverträge mit Endkunden, in Hüttig & Rompf-Terminologie "Überleitungen"
    124.000 B2C-Deals wurden importiert in den Phasen Überleitung, Abschluss oder Abbruch
    Vereinbarungen enthalten: Partnerunternehmen, Verkäufer (Makler beim Partner), Berater (GP) und zugeordnete Überleitungen
    Die alte "Schlüsselung" wird durch das Vereinbarungs-Konstrukt ersetzt
    Vereinbarungen sind auf Personenebene (Verkäufer), nicht auf Unternehmensebene

Lead-Erstellung und Akquise-Management

    Zwei Situationen für Lead-Entstehung: Push (Webseiten-Anfrage "Partner werden") und Pull (aktive Recherche)
    Push-Leads landen aktuell bei Bianca, viele sind Schrott und müssen gefiltert werden
    Maike demonstrierte Pull-Situation: Auswahl von Indie Home aus Lüneburg-Partnerliste zur Akquise
    Leads werden erstellt über: Unternehmen auswählen → Mehr → Lead erstellen
    Lead-Typ: "neuer Partner" oder "erneuter Versuch" (Upsell passt nicht zum Geschäftsmodell)
    Marke muss immer auf "Hüttig & Rompf" gesetzt werden (System wird mit anderen Bilthouse-Marken geteilt)
    Erste Phase ist "Neu- und Anreicherung" - hier werden Daten geprüft und angereichert
    Disqualifizierungsgründe verfügbar: kein Interesse, keine Objekte, nicht gut geeignet etc.
    Nächste Phase "Kontaktaufnahme" - hier wird erste Anrufaufgabe angelegt
    Partnerstatus wechselt automatisch von "frei" auf "in Arbeit", sobald Lead erstellt wird
    Phasen rutschen automatisch weiter, wenn Aktivitäten (Anrufe, Meetings) protokolliert werden
    Sales Workspace ist der zentrale Arbeitsplatz mit Zusammenfassung aller Aufgaben, Anrufe und E-Mails

Vereinbarungen anlegen und Kontakte zuordnen

    Vereinbarungen werden angelegt, wenn qualifizierter Kontakt erreicht ist und Zusammenarbeit vereinbart wurde
    Maike demonstrierte Beispiel mit Pepper Demo Immoworld: Verkäufer Frank Welsch-Lehmann, Berater Daniel Schwalenberg
    Vereinbarung enthält: Name, Pipeline-Phase (Aktivierung oder Überleitungen), Start der Betreuung, Potenzial (Anzahl Überleitungen pro Jahr)
    Besitzer der Vereinbarung ist immer der Partner Manager (nicht der GP)
    Marke muss auf "Hüttig & Rompf" gesetzt werden
    Kontakte werden zugeordnet mit Labels: Verkäufer (beim Partner) und Makler (Unternehmen)
    Berater (GP) wird als zusätzlicher Kontakt mit Label "Berater" hinzugefügt
    Phase "Aktivierung": Intensive Arbeit am Anfang, um Zusammenarbeit anzuschieben
    Phase "Überleitungen": Aktive Überleitungen finden statt, rutscht automatisch weiter
    Maike zeigte alternativen Weg: Über Unternehmensdatensatz → Kontakt aufrufen → Vereinbarung zuordnen → Label "Verkäufer" setzen
    Bei Partnerunternehmen mit 5 Verkäufern werden nur für die 2 Vereinbarungen angelegt, die mit Hüttig & Rompf zusammenarbeiten wollen
    Vereinbarungen können beendet werden mit "Ende der Betreuung", wenn Zusammenarbeit endet

Manuelle Datenpflege und Zuständigkeiten

    Partner Manager müssen sich manuell als "zuständiger Mitarbeiter" bei allen aktiv bearbeiteten Partnern eintragen
    Zuständiger Mitarbeiter wird nur eingetragen, wenn aktiv an dem Kontakt gearbeitet wird (nicht nur zur Übersicht)
    Für alle Partner mit Status "laufend" oder "schwebend" in der KDB müssen Vereinbarungen manuell angelegt werden
    Datum der letzten Aktivität zeigt, wann zuletzt etwas am Kontakt gemacht wurde
    Vorschau-Funktion (Maus über Unternehmen) zeigt schnell, wer zuletzt aktiv war
    Filter "zuständiger Mitarbeiter" ermöglicht Übersicht über alle eigenen Partner unabhängig von Filiale
    Hamburg-Team (Kim und Katharina) teilt sich Gebiet - Zuständigkeit über "zuständiger Mitarbeiter" erkennbar
    Bei Maklern mit mehreren Standorten wird für jeden Standort ein eigener Unternehmensdatensatz angelegt und verbunden
    Neue Partnerdatensätze müssen zuerst in KDB angelegt werden, um Company- und Broker-ID zu erhalten
    Diese IDs müssen dann in HubSpot eingetragen werden, damit Power BI Überleitungen korrekt zuordnen kann
    Bianca wird schriftliche Anleitung für neuen Datensatz-Prozess bereitstellen
    Datenimport aus KDB erfolgte im Oktober 2025, finaler Import steht noch aus
    Betriebssteuerung wird zukünftig prüfen, ob Partner 12 Monate ohne Aktivität sind

Technische Probleme

    GPs erscheinen nicht im System zur Zuordnung bei Vereinbarungen - Bianca übernimmt Klärung mit anderem Prozess
    Katharina Zeiger hatte andere Ansicht aufgrund fehlender Team-Zuordnung - Frank korrigierte auf "Partner Management" Team
    Katharina arbeitet mit zwei Benutzerkonten (KA-Zeiger), was zu Berechtigungsproblemen führt
    Kim hatte Meldung "momentan nicht verfügbar" bei Deal-Anzahl - löste sich durch anderen Zugangsweg
    Einige Disqualifizierungsgründe passen nicht perfekt zum Geschäftsmodell (stammen von anderen Bilthouse-Marken)
    Account-basiertes Prospecting-Feld bei Kim sollte ignoriert werden - Frank macht Notiz zum Ausschalten
    Heike Jahnke wurde nicht als Kontakt angezeigt, weil Maike nicht als zuständiger Mitarbeiter eingetragen war
    Vereinbarungsnamen werden automatisch nachts vom System standardisiert überschrieben
    Janina und Bianca arbeiten an Ticketsystem für strukturierte Bearbeitung von Fragen aus Chat und E-Mail
    Zinsnewsletter-Versand wird nachgelagert als separates Thema mit HubSpot-Integration behandelt
    E-Mail-Templates und Sequenzen werden am Montag (19. Januar) im nächsten Termin behandelt
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