Onboarding PM - Termin 2: HubSpot Intro
Action Items
Orga-Button für alle Teilnehmer einblenden
Orga-Tab (für Partnerkosten) fehlt bei einigen Nutzern in der Unternehmensdatensatz-Ansicht.
Janina anrufen
Telefonat direkt im Anschluss an das Meeting.

Overview

    Teilnehmer lernten, personalisierte Filialansichten zu erstellen, die nur ihre relevanten Maklerunternehmen anzeigen (z.B. 1.577 Datensätze für Frankfurt)
    Jeder PM konfigurierte eigene gefilterte Ansichten nach Filiale (Hamburg, Frankfurt, Würzburg, etc.) mit dem H&R-Filiale-Filter
    Wichtigste Datenfelder eingerichtet: Partnerstatus, Datum der letzten Aktivität, Anzahl zugeordneter Deals und Broker-Active-Status mit bedingter Farbformatierung (grün/gelb/rot)
    37.000 Unternehmensdatensätze aus der alten Kundendatenbank importiert (Stand Oktober 2025), inklusive deaktivierter Datensätze
    Datenmodell erklärt: Unternehmen → Kontakte → Leads → Vereinbarungen → Deals-Struktur
    Verantwortung für Aktivitätserfassung liegt bei den PMs, nicht bei den GPs (Geschäftspartnern)
    Alternative Ansichtstypen vorgestellt: Board-Ansicht (Kanban nach Partnerstatus) und Kalenderansicht

Rückblick auf Praxisaufgaben

    Janina fand Pipi Langstrumpf-Datensatz und eigenen Makler schnell, hatte aber Schwierigkeiten Frank in der Suche zu finden
    Frank erklärte, dass die Suche aufgrund der hunderttausenden Bilthouse-Datensätze manchmal nicht nur auf relevante Datensätze beschränkt ist
    Julia hatte Probleme, die Telefonnummer-Einstellung für Anrufe wiederzufinden (Lösung: Profil und Einstellungen → Calling Features)
    Lydia fragte, ob alle Aufgaben über die Lupe-Suchfunktion erledigt werden müssen (Antwort: Es gibt mehrere Wege, persönliche Präferenz)
    Franzi fragte nach deaktivierten Ansprechpartnern bei Maklerwechseln zwischen Unternehmen

Datenmodell und Objektverknüpfungen

    Unternehmensdatensatz speichert Informationen zum Partnerunternehmen
    Kontaktdatensatz speichert Informationen zu einzelnen Ansprechpartnern
    Leads speichern Informationen zur Akquisephase
    Vereinbarungen dokumentieren Arbeit während der Partnerbetreuung
    Deals erfassen, ob Überleitungen stattgefunden haben
    Partnerkosten sind separates Objekt für kostenrelevante Informationen
    Unternehmen können mit anderen Unternehmen verbunden werden (z.B. Ketten- oder Konzernsituationen)

Navigation in Unternehmensdatensätzen

    Linke Spalte zeigt Stammdaten des Unternehmens, Backoffice-Informationen und Marketing-Details
    Mittlere Spalte zeigt Überblick und Aktivitäten (Notizen, E-Mails, Anrufe)
    Rechte Spalte zeigt weiterführende Informationen: verbundene Kontakte, Lead-Phasen, Vereinbarungen, B2B-Deals, B2C-Deals
    Alle Aktivitäten aus der Kundendatenbank wurden als Notizen importiert
    Reiter "Orga" für Partnerkosten wird noch für alle Nutzer freigeschaltet

Indexseiten und Vorschau-Funktion

    Indexseite (nicht "Liste") ist die generelle Übersicht aller Unternehmen
    Vorschau-Funktion öffnet rechts einen Überblick ohne vollständigen Datensatz zu öffnen
    Vorschau zeigt Möglichkeit für schnelle Aktivitäten (Anruf, E-Mail) und kürzliche Aktivitäten
    Jeder Datensatz hat eindeutige ID-Nummer in der URL zur Identifikation
    Lesezeichen-Menü (links oben unter HubSpot-Logo) bietet schnellen Zugriff auf Unternehmen

Filialansichten erstellen und konfigurieren

    Ansicht hinzufügen über Plus-Button oben rechts bei den Reitern
    Frankfurt-Ansicht als Vorlage zum Klonen verfügbar
    Jeder PM klonte Frankfurt-Ansicht und benannte sie nach eigener Filiale
    H&R-Filiale-Filter in dritter Zeile ermöglicht Auswahl der relevanten Filialen
    Mehrere Filialen können gleichzeitig ausgewählt werden (z.B. Hamburg und Hamburg Investoren)
    Ansicht muss nach Änderungen über Speichern-Button gesichert werden
    Reiter nach links schieben, damit eigene Filialansicht als Standard erscheint

Spalten bearbeiten und Schnellfilter

    Spalten bearbeiten über Button in zweiter Zeile oder Drei-Punkte-Menü im Spaltentitel
    Spalten können hinzugefügt, entfernt und verschoben werden
    Spaltenbreite durch Ziehen am Spaltenrand anpassbar
    Schnellfilter in dritter Zeile ermöglichen schnelle Filterung
    Filter unter "mehr" Button sichtbar, wenn nicht genug Platz auf Bildschirm
    Schnellfilter bearbeiten über "mehr" Button ermöglicht Neuanordnung der Filter
    Filter werden mit UND-Bedingung verknüpft, Werte innerhalb eines Filters mit ODER-Bedingung

Bedingte Formatierung und Sortierung

    Bedingte Hervorhebung über Drei-Punkte-Menü im Spaltentitel aktivierbar
    System formatiert automatisch Maximum grün, Minimum rot, Zwischenwerte gelb-orange
    Datum der letzten Aktivität mit Farbcodierung hilft bei Priorisierung der Akquise
    Anzahl zugeordneter Deals ebenfalls mit bedingter Formatierung konfiguriert
    Sortierung über Drei-Punkte-Menü: aufsteigend oder absteigend
    Zebrastreifen über Zahnrad-Symbol (Tabellenansicht-Einstellungen) aktivierbar für bessere Lesbarkeit

Umgang mit duplizierten Datensätzen

    Wohnbau Hauser als Beispiel für mehrfach angelegte Unternehmen
    Unterschiedliche Datensätze erkennbar an verschiedenen ID-Nummern in URL
    Suche über Unternehmen-Indexseite mit Namensfeld zeigt alle Duplikate
    Broker-is-active-Feld hilft zu identifizieren, welcher Datensatz aktiv ist
    Viele redundante und obsolete Datensätze vorhanden, Bereinigung erfordert Arbeit der PMs

Partnerstatus und Broker-Active-Feld

    Partnerstatus-Werte: frei, in Arbeit, deaktiviert, exit
    "Frei" entspricht altem Status aus Kundendatenbank
    "In Arbeit" ersetzt alte Status "laufend" und "schwebend"
    "Deaktiviert" für aktiv deaktivierte Datensätze in KDB
    "Exit" für Geschäftsaufgaben (neu in HubSpot)
    Partnerstatus wird automatisch durch System-Workflows gesetzt, nicht manuell editierbar
    Broker-is-active-Feld zeigt, ob Datensatz in Kundendatenbank deaktiviert war
    Spalte "Broker is active" über Spalten bearbeiten hinzufügbar, aber nicht mehr notwendig da Partnerstatus diese Info enthält

Alternative Ansichtstypen

    Tabellenansicht ist Standard-Darstellung
    Board-Ansicht (Kanban) teilt Datensätze in Spalten nach ausgewähltem Feld (z.B. Partnerstatus)
    Kalenderansicht zeigt Aktivitäten nach Datum
    Ansichtstyp über Zahnrad-Symbol konfigurierbar (z.B. nach Partnerstatus statt Lifecycle-Phasen)
    Jede Ansicht speichert Ansichtstyp und Konfiguration
    Gleiche Funktionen auch für Kontakte-Objekt verfügbar

Aktivitätserfassung und Zuständigkeiten

    PMs haben Ownerschaft für Datenerfassung und Aktivitätstracking
    Aktivitäten über Schaltflächen (Notiz, E-Mail, Anruf) am Unternehmensdatensatz erfassbar
    "Mehr"-Button (drei Punkte) ermöglicht nachträgliches Protokollieren von Aktivitäten
    E-Mails aus HubSpot werden automatisch protokolliert
    E-Mails aus Outlook an Makler werden ebenfalls in HubSpot getrackt (außer interne E-Mails)
    GPs erhalten Lesezugriff auf HubSpot, können aber keine Aktivitäten erfassen
    GPs müssen Aktivitäten an PMs weitergeben zur Erfassung
    Stammdaten müssen in beiden Systemen (Kundendatenbank und HubSpot) gepflegt werden während Übergangsphase
    Aktivitäten sollten primär in HubSpot erfasst werden
    Nächster Datenimport aus Kundendatenbank wird noch erfolgen

Sichtbarkeitsrechte und Datenzugriff

    Alle Personen im Team Partnermanagement sehen aktuell alle Aktivitäten
    Für-Unternehmen-zuständige-Mitarbeiter-Feld zeigt Zuordnung (früher "geschlüsselt")
    Historie von Datensatzaufrufen und Änderungen nur für Super-Admin sichtbar
    Berechtigungskonzept wird noch im Hintergrund weiterentwickelt
    Interne E-Mails (Hüttig & Rompf-Domains) werden nicht automatisch in HubSpot geloggt
    Externe E-Mails an Makler werden automatisch getrackt
    Stammdaten-Bereich fehlte bei mehreren Nutzern (Lucia, Sarah, Katharina) - Berechtigungsproblem wird behoben
    Datum der letzten Aktivität erfasst nur Aktivitäten am Unternehmensdatensatz, nicht Website-Besuche
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