Onboarding PM - Termin 1: Kick-Off
Jan 12
1h 59m
Action Items
Nadyas Frage zum GP-Makler-Prozess beantworten
Wie kann ein GP einen Makler als Objektherkunft eintragen, wenn dieser noch nicht in der Datenbank vorhanden ist? Berater arbeiten aktuell noch in der Kundendatenbank.
Probe-E-Mail an Taipan Consulting senden
Test-E-Mail aus Outlook an Frank Welsch-Lehmann senden, um die E-Mail-Verknüpfung zu testen.
Lieblingsimmobilienpartner in HubSpot suchen
Datensatz eines bekannten Immobilienpartners suchen und sicherstellen, dass dieser gefunden wird.
Eigenen Datensatz in HubSpot suchen
Suchfunktion (Strg+K) nutzen, um den eigenen Datensatz im System zu finden.
Überblick
Partnermanagement startete heute mit HubSpot als neuem führenden System für B2B-Maklerbeziehungen
Übergangszeitraum mit Doppelpflege läuft bis Q2 2026, wenn B2C auf FinLink umzieht
Ownership für Partnerbeziehungen liegt vollständig beim Partnermanagement: Nur Partnermanagement kann neue Makler anlegen und Aktivitäten erfassen (nicht mehr Berater)
Alle 20+ Teilnehmer richteten erfolgreich HubSpot-Zugang ein mit SSO-Login, E-Mail- und Kalenderintegration sowie Telefonie-Funktion
Tägliche Sprechstunden starten ab 22. Januar 2026 für 30 Minuten pro Gruppe (optional, nicht aufgezeichnet)
Weitere Onboarding-Termine: 13., 15., 16., 20. Januar 2026 mit Themenblöcken zu Datenmodell, Workflows und Power BI
Projektvorstellung und Timeline
Ziel des Gesamtprojekts ist Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, Standardisierung und transparente KPIs
Projektschwerpunkte umfassen Abbildung der Makler Journey vom Lead zum Deal, Einführung transparenter KPIs und Migration der Daten in HubSpot
Testphase lief im Dezember 2025 erfolgreich mit Elke, Christine und Robert
Umzug B2B Partnermanagement auf HubSpot startete 12. Januar 2026
B2C-Umzug auf FinLink geplant für Q2 2026, danach endet Doppelpflege in Kundendatenbank
Parallele Tests im B2C-Bereich starten mit Inna Vondey
Partnermanagement Business Report (Partnercockpit) ist fertig, Sales Cockpit folgt später
Business-Ausrichtung und Ownership
Benji betonte Nutzung des Jahres 2026 für digitale Transformation mit HubSpot und FinLink als führende Systeme
B2B (Business to Business) bezeichnet Kooperationen mit Immobilienpartnern, B2C (Business to Customer) die Finanzierungsberatung mit Endkunden
Ziel ist maximale Marktdurchdringung: Jeder Makler, Bauträger und Projektentwickler an jedem Standort soll mit Hüttig & Rompf arbeiten
HubSpot unterstützt maximalen Fokus auf Vertrieb und Partnerbeziehungen durch technische Automatisierung
Ownership für Partnerschaften liegt vollständig beim Partnermanagement (nicht bei Beratern)
System wird kontinuierlich weiterentwickelt als "Werkzeugkasten" basierend auf Feedback vom Partnermanagement
Transparenz durch Zahlen dient nicht nur Kontrolle, sondern Verständnis ob richtige Maßnahmen umgesetzt werden
Neue Systemlandschaft und Übergangsphase
Drei Systeme bilden künftige Landschaft: HubSpot (B2B Partnermanagement), FinLink (B2C Beratung), Power BI (Reporting)
HubSpot sammelt alle Stammdaten, Aktivitäten und Informationen zu Maklerbeziehungen
FinLink sammelt alle Kundendaten und Transaktionsdaten
Power BI splittet sich in Partnercockpit (für Partnermanagement) und Sales Cockpit (für Berater)
Schnittstellen zwischen Systemen sorgen für Datenaustausch
System ist noch nicht bei 100%, bewusst "unperfekt gestartet statt perfekt gewartet"
Datenstand in HubSpot vom 9. Oktober 2025, finaler Import folgt in nächsten Wochen
Transaktionsdaten werden regelmäßig aktualisiert
35.800 Unternehmen bereits im System
Workflows und Knowledge Base werden noch aufgebaut
Prozessänderungen im Partnermanagement
Neue Makler werden ausschließlich von Partnermanagement in HubSpot angelegt (nicht mehr von Beratern)
Löst Problem mit Duplikaten unter "Freier Makler mit Potenzial"
Durchgeführte Aktivitäten von Filialleitern und Geschäftspartnern können nur noch durch Partnermanagement erfasst werden
Informationsübermittlung von Beratern erfolgt via E-Mail oder in Maklaturen
Entschlüsselung erfolgt manuell durch Partnermanagement (nicht mehr automatisch nach Inaktivität)
System meldet wenn im Zeitraum X keine Überleitung erfolgte, Partnermanagement entscheidet über Entschlüsselung
Status "schwebend" wird nicht mehr benötigt
Reiter "Projekte" wurde nicht migriert (kaum genutzt, eventuell später bei Neubau-Rückkehr)
Handling für unbesetzte Partnermanagement-Positionen und Subdirektionen folgt in kommenden Wochen
Doppelpflege während Übergangsphase
Neue Maklerdatensätze müssen erst in Kundendatenbank, dann in HubSpot angelegt werden
Anlage und Änderung von Ansprechpartnern erfolgt in beiden Systemen
Schlüsselung auf Makler muss in Kundendatenbank erfolgen (damit Berater Musterberechnungen erstellen können)
Aktivitäten werden nur noch in HubSpot gepflegt
Newsletter-Aktivierung bleibt in Kundendatenbank
Maklerstatus wird in Kundendatenbank generiert, aber HubSpot-Status ist maßgeblich
Report "Freie Makler mit Potenzial" bleibt in Kundendatenbank für 3-6 Monate nutzbar
Neue Maklerdatensätze von Beratern werden via Report von Willi erfasst und an Partnermanager weitergeleitet
Musterberechnungen bleiben in Kundendatenbank bis Abschaltung, dann voraussichtlich in FinLink
Terminorganisation und Sprechstunden
Sechs Onboarding-Termine geplant: 12., 13., 15., 16., 20., 22. Januar 2026
Vier Termine zu HubSpot, zwei Termine zu Power BI
Tägliche Sprechstunden ab 22. Januar bis 31. Januar 2026
Zwei Gruppen à 30 Minuten pro Tag
Sprechstunden werden nicht aufgezeichnet, Teilnahme ist optional
Jeder Termin enthält Themenblöcke, 10-minütige Q&A-Session und 5-minütige Zusammenfassung
Praxisaufgaben zwischen Terminen zur Systemvertrautmachung
Termine enden 5 Minuten früher für Projektteam-Recap
Fragen im Teams-Kanal stellen, werden selektiv in Q&A-Session oder im Nachgang beantwortet
HubSpot Onboarding und Systemeinrichtung
Alle Teilnehmer meldeten sich erfolgreich via SSO (Single Sign-On) mit Microsoft-Login an
Login-URL: app.hubspot.com
Einige Teilnehmer benötigten Code-Verifizierung per E-Mail beim ersten Login
Sonderfall Katharina Zeiger: Übergangsweise KA-Zeiger Account angelegt (muss nachträglich geklärt werden)
Profil-Einstellungen konfiguriert: Vorname, Nachname, Sprache (Deutsch), Telefonnummer (für Sicherheitszwecke)
Sales Workspace als Standard-Startseite für alle festgelegt
Arbeitszeiten optional eingetragen
E-Mail-Integration mit Outlook 365 erfolgreich für alle Teilnehmer verknüpft
Abmeldelink in E-Mails deaktiviert (Haken entfernt)
"Nie protokollieren"-Liste enthält bereits Baufi24, Bilthouse, FinLink, Creditweb Domains
Desktop-Benachrichtigungen aktiviert
Kalender-Integration mit Microsoft Outlook erfolgreich verknüpft
Calling Feature eingerichtet: Telefonnummern via SMS oder Anruf verifiziert
Teilnehmer mit Festnetznummern (Franziska, Maike) klären Verifizierung im Nachgang
Lesezeichen gesetzt für: Kontakte, Unternehmen, Leads, Deals, Vereinbarungen B2B-Deals
HubSpot-Suche (Strg+K) als wichtigstes Instrument vorgestellt
Telefonie-Funktion ermöglicht automatisches Wählen direkt aus HubSpot
Teams-Telefonie wird später mit HubSpot integriert für eingehende Anrufe
HubSpot Support 24/7 verfügbar, zu Arbeitszeiten auf Deutsch, nachts auf Englisch
Breeze Assistant (KI-System) verfügbar über Diamant-Symbol
Feed zeigt Aktivitäten: E-Mail-Öffnungen, Website-Besuche, Terminannahmen
Circleback als Protokoll-Tool läuft im Hintergrund für Transkription und Zusammenfassung
Praxisaufgaben bis morgen
Eigenen Datensatz in HubSpot suchen
Biancas Lieblingspartner "Pipi Langstrumpf" im System suchen
System erkunden und mit Funktionen vertraut machen
Private notes
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